Kurumsal Etkinlik ve Lansman Fotoğraf Dokümantasyonu Rehberi

Bir ürün lansmanında ya da kurumsal toplantıda, odadaki her katılımcının telefonunda farklı bir kare birikir: konuşmacının sahnedeki anı, sahne arkasındaki hazırlık, katılımcıların sohbeti, stant ziyaretleri. Bu kareler dağınık kaldığı sürece pazarlama ekibi için bir işe yaramaz — sosyal medya ekibi elinde yalnızca resmi fotoğrafçının çektiği sınırlı sayıda kare bulur.

Bu rehber, kurumsal etkinlik ve lansmanlarda katılımcı fotoğraflarını marka kimliğinizle tutarlı, KVKK uyumlu ve pazarlama ekibinin kullanabileceği şekilde nasıl toplayıp arşivleyeceğinizi anlatıyor.

Kurumsal etkinliklerde fotoğraf dokümantasyonunun iki farklı ihtiyacı var

Kurumsal bir etkinlikte fotoğraf ihtiyacı, bir düğün ya da doğum gününden farklı bir mantıkla işler. İki ayrı kullanım alanı var:

Basın/pazarlama materyali. Resmi fotoğrafçının çektiği, seçilmiş, düzenlenmiş, marka standardına uygun kareler — web sitesinde, basın bültenlerinde, yıllık raporlarda kullanılır.

Katılımcı deneyimi arşivi. Katılımcıların kendi telefonlarından çektiği, networking anlarını, sahne arkasını, samimi anları yakalayan kareler — sosyal medyada "etkinlikten kareler" paylaşımlarında, dahili iletişimde, bir sonraki etkinliğin tanıtımında kullanılır.

Bu iki arşiv karıştırılmamalı ama ikisi de toplanmalı. Aşağıdaki bölüm, ikinci kategoriyi — katılımcı arşivini — nasıl toplayacağınızı ele alıyor; basın ve katılımcı fotoğraflarını ayırma konusunu ayrı bir yazıda daha ayrıntılı işliyoruz.

Katılımcı fotoğraflarını toplamanın yöntemleri

Hashtag ile sosyal medya toplama

Etkinliğe özel bir hashtag belirlenir. Ancak yalnızca herkese açık paylaşım yapan azınlığın kareleri toplanır ve marka kontrolü zayıftır — herhangi bir katılımcı, marka mesajıyla uyumsuz bir görselle hashtag'i kullanabilir.

Etkinlik sonrası manuel toplama

Katılımcılardan e-posta ile fotoğraflarını göndermeleri istenir. Katılım oranı çok düşük kalır; kimse etkinlikten sonra vakit ayırıp fotoğraf göndermez.

QR kod ile marka kimlikli ortak arşiv

Etkinlik sayfası kurumsal logo ve renklerinizle özelleştirilir, tek bir QR kod ile katılımcılar kendi karelerini bu arşive yükler.

Avantajları: Marka kimliği korunur — sayfanın kendisi kurumsal görünür; moderasyon paneli sayesinde yayına alınacak kareler önceden onaylanır, marka standardına uymayan bir görsel arşive girmez; sınırsız katılımcı ve sınırsız yükleme ile etkinlik büyüklüğünden bağımsız çalışır.

Kurulum adımları

1. Etkinlik sayfasını marka kimliğinizle oluşturun. Logo ve kurumsal renk paletinizi yükleyip sayfayı özelleştirin.
2. QR kodu alın ve yerleştirin. Yaka kartı, masa üstü kartlar, ekran ya da mekân girişi — birden fazla noktada kullanmak toplanma oranını artırır.
3. Katılımcılar yükler. Uygulama indirme gerekmez, tarayıcı üzerinden saniyeler içinde yükleme yapılır.
4. Moderasyon panelinden onaylayın. Marka standardına uygun olmayan ya da hassas içerikli kareleri yayına almadan filtreleyin.
5. Pazarlama ekibi arşive erişir. Onaylanan kareler, sosyal medya ve dahili iletişim için kullanılmaya hazır tek bir arşivde toplanır.
6. Toplu indirme yapın. Gelişmiş plan, tüm etkinliği tek dosyada toplu indirme imkanı sunar — pazarlama ekibinin arşivi tek seferde almasını sağlar.

Bu akışı Birlikte Güzel'in kurumsal sayfasında daha ayrıntılı görebilirsiniz.

Marka kimliği neden önemli?

Kurumsal bir etkinlikte katılımcının yüklediği kareyi gördüğü sayfa, markanızın bir uzantısıdır. Genel, markasız bir yükleme sayfası, katılımcıda etkinliğin profesyonelliği konusunda soru işareti bırakabilir. Logo ve renk paletinizle özelleştirilmiş bir sayfa, en küçük temas noktasında bile marka tutarlılığını korur.

KVKK ve içerik izinleri

Kurumsal etkinliklerde toplanan fotoğraflar, katılımcıların kişisel verisi (görüntü) içerir — bu, KVKK kapsamında dikkat gerektiren bir konu. Moderasyon paneli, yayına alınmadan önce her kareyi gözden geçirme imkânı vererek bu riski yönetmenizi sağlar; bir katılımcı görüntüsünün yayından kaldırılmasını talep ederse, panelden hızlıca kaldırabilirsiniz. Bu konuyu, izin metinleri ve pratik uygulama detaylarıyla ayrı bir yazıda ele alıyoruz.

Yaka kartına QR kod ekleme

Katılımcı yaka kartları, kurumsal etkinliklerde QR kod için hazır bir yüzeydir. Kurumsal iletişim ekibinin marka izni ve tasarım perspektifinden bu konuyu ayrı bir yazıda işliyoruz.

Sık Sorulan Sorular

Kurumsal etkinliklerde kaç kişi eş zamanlı yükleme yapabilir? Sınır yok. Temel ve Gelişmiş planların ikisinde de katılımcı sayısı ve yükleme sınırsızdır.

Etkinlik sayfasına marka logomuzu ve renklerimizi nasıl ekleriz? Etkinlik ayarlarından logo ve renk paletini yükleyip sayfayı marka kimliğinle özelleştirebilirsin.

Yüklenen kareleri toplu halde indirebilir miyiz? Gelişmiş plan, tüm etkinliği tek dosyada toplu indirme imkanı sunar.

Marka standardına uymayan bir kare yayına girerse ne yapabiliriz? Moderasyon panelinden kareyi istediğiniz an gizleyebilir ya da kaldırabilirsiniz — bu kontrol etkinlik sonrasında da devam eder.

Fiyatlandırma nasıl işliyor? Etkinlik oluşturmak ücretsizdir; yayına aldığınızda plana bağlı bir abonelik başlar. Detaylar fiyatlandırma sayfasında.

---

Kendi kurumsal etkinliğiniz için sayfa oluşturmak isterseniz kurumsal sayfamıza göz atabilirsiniz.